Effizienz, Sicherheit und Rechtskonformität mittels digitaler Signatur
Mit der digitalen Signatur verändern sich Prozesse im Personalwesen, indem diese beschleunigt werden, Kosten reduziert und die Rechtskonformität sicherstellt wird.
In den vergangenen Jahren gab es jedoch auch immer wieder rechtliche Änderungen oder Auslegungen, was die Nutzung der digitalen Unterschrift in Arbeitsverträgen betrifft. Durch diesen Beitrag möchten wir ein wenig Klarheit schaffen und eine mögliche Lösung auf Basis von d.velop sign beleuchten.
d.velop sign ist eine umfassende Lösung für digitale Signaturen, die entwickelt wurde, um den Anforderungen moderner Unternehmen gerecht zu werden. Sie unterstützt verschiedene Signaturarten und lässt sich nahtlos in bestehende IT-Systeme integrieren.
Als Partner der d.velop unterstützen wir unsere Kunden bei der Einführung von d.velop sign und ermöglichen mit unserem Vorgehen, die vorgenannten Vorteile der digitalen Signatur bestmöglich auszuschöpfen:
Haftungsausschluss: Die hier mitgeteilten Informationen sind auf eigenes Risiko zu verwenden und stellen keine rechtliche Beratung dar. Für eine rechtliche Beratung ist es unbedingt erforderlich Rücksprache mit einem Fachanwalt zu halten. Die Streamline bzw. Autor kann nicht garantieren, dass die in diesem Beitrag enthaltenen Informationen aktuell und/oder korrekt sind, und somit auch keinerlei Haftung übernehmen.
Die erste und in diesem Zusammenhang vermutlich wichtigste Information vorab: Basierend auf dem §§ 611 ff. BGB ist es problemlos möglich einen Arbeitsvertrag digital zu unterschreiben, da hier keine spezielle Form vorgeschrieben wird. Ein Arbeitsvertrag kann demnach mündlich, schriftlich, konkludent oder eben auch mittels digitaler Signatur geschlossen werden.
Durch die Formfreiheit sind Rechtsgeschäfte grundsätzlich ohne Einhaltung einer bestimmten Form gültig.
Der Abschluss und der Nachweis eines Arbeitsvertrags müssen in Deutschland jedoch separat betrachtet werden. Das Nachweisgesetz (NachwG) spielt hier eine wesentliche Rolle für Arbeitsverhältnisse, insbesondere aus Sicht der Arbeitgeber.
Der Arbeitgeber ist nach dem Gesetz verpflichtet, wesentliche Bedingungen des Arbeitsverhältnisses dem Arbeitnehmer gegenüber transparent niederzulegen und diese auszuhändigen. Dieser Nachweis muss zu unterschiedlichen Phasen einer Beschäftigung und mit wesentlichen Angaben wie z.B. Arbeitszeit, Gehalt, Probezeit, etc. erfolgen.
Durch die Reform des Nachweisgesetzes als Teil des Bürokratieentlastungsgesetzes IV reicht für den Nachweis von Arbeitsverhältnissen zukünftig die gesetzliche Textform (§ 126b BGB) aus, die ebenfalls in Form der elektronischen Signatur umgesetzt werden kann. Dadurch wird nicht nur der Abschluss, sondern auch der Nachweis des Arbeitsvertrags digital ermöglicht.
Der befristete Arbeitsvertrag ist auf Grund seiner Spezifikationen anders zu behandeln. Der Gesetzgeber schreibt für den Abschluss von befristeten Arbeitsverträgen die Schriftform vor (§§ 14 IV TzBfG, 126a BGB | für auflösende Bedingungen i.V.m. § 21 TzBfG). Die Schriftform kann nur dann durch die digitale Form ersetzt werden, wenn der Einsatz einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) erfolgt. Demnach ist es beim befristeten Arbeitsvertrag ebenfalls möglich, auf die digitale Signatur zu setzen, jedoch ist es dann zwingend erforderlich auf die richtige Signaturstufe (QES nach der eIDAS-Verordnung) zu achten. Eine qualifizierte elektronische Signatur kann problemlos mit d.velop sign erzeugt werden.
Ein wunderbares Beispiel für den Einsatz von digitalen Signaturen ist der Recruiting-Prozess. Bewerber können ihre Arbeitsverträge bequem und sicher von zu Hause aus digital unterschreiben. Dies beschleunigt nicht nur den Einstellungsprozess, sondern erhöht auch die Zufriedenheit der Bewerber, da persönliche Termine zur Vertragsunterzeichnung entfallen. Entscheidungen benötigen nicht mehr Tage, sondern ggf. nur noch Stunden.
Die digitale Signatur ist ein unverzichtbarer Bestandteil moderner Personalprozesse. Mit d.velop sign können wir Unternehmen helfen diese Technologie effizient und rechtskonform einzusetzen. Die rechtlichen Anforderungen in Bezug auf die digitale Signatur in Arbeitsverträgen lassen sich mit einfachen Mitteln erfüllen und machen den Einsatz dadurch noch attraktiver, da sie zahlreiche Vorteile in Bezug auf Effizienz, Kosten und Sicherheit bieten.
Bei weiteren Fragen, dem Wunsch nach einer Live-Demo oder einfach nur um ein Feedback zu geben, freuen wir uns über eine eine Nachricht.
Bildmaterial © Adobe 483860741
